Dersom en prøve av ulike grunner må avlyses, må de påmeldte kandidatene naturligvis få informasjon om dette. Den beste måten å gjøre det på er å sende ut informasjon via e-post. Under Rapporter inne i prøven kan man hente ut en rapport som heter Påmeldingsoversikt. I den kan du velge å ta ut de aktuelle kandidatene sine e-post adresser slik at du kan skrive en egen, tilpasset e-post og legge inn kandidatene som mottakere ved å kopiere inn e-postadressene. Husk å bruke blindkopi-feltet når dere sender fellesmail til kandidatene.
En alternativ måte å sende ut informasjon til kandidatene på er å opprette en egen prøve til å sende digital prøveinformasjon. Under Samfunnskunnskap finnes det en prøvetype som heter «Prøven er avlyst» som kan brukes til dette formålet.
- Klikk på Prøver i menyen, og deretter velg Samfunnskunnskap.
- Klikk på knappen Planlegg prøve for å planlegge en ny prøve. Prøvetypen du skal velge heter «Prøven er avlyst». Velg så Tidspunkt og Lokale. Vær obs på at prøvetid, oppmøtetid og lokale vil bli sendt med når du sender digital prøveinformasjon. Det kan derfor være lurt å opprette et eget rom til bruk for «Prøven er avlyst»-prøver som f.eks. kan hete «Avlyst prøve».
- Du kan endre teksten som legges til i innkallingsbrev og e-post ved å gå til Prøvested og så endre teksten i boksen "Tekst i innkallingsbrev". Merk at denne teksten kun legges ved i e-posten og innkallingsbrev, og ikke i SMS.
- Når man har opprettet prøven, må kandidatene flyttes fra den prøven som skal avlyses, til «Prøven er avlyst» prøven. Det gjør man ved å markere kandidatene som skal flyttes og velge Flytt valgte.
- Når kandidaten har blitt flyttet til prøven, kan man sende ut prøveinformasjon som på e-post og SMS. Gå til Kandidater i menyen. Velg deretter filteret Velg prøve for å få listet opp kandidatene som er meldt opp til valgt prøve. Klikk på send prøveinformasjon. I SMS’en og e-posten som blir sendt, vil kandidatene få informasjon om at prøven de har meldt seg opp til er avlyst.